Как самостоятельно исправить шаблон документов в CRM

Для изменения существующего шаблона документа или загрузки нового - вам понадобятся права администратора Битрикс24 (либо права на редактирование в разделе CRM) и программа Microsoft Word.

Шаг 1. Скачивание актуального списка маркеров (тегов)

Каждое поле из карточки CRM (например, Название сделки, Сумма, БИН компании) имеет свой уникальный код. Чтобы документ заполнялся корректно, нужно использовать точные теги системы.

1. Перейдите в раздел CRM -> Сделки (или Контакты/Компании).

2. Откройте любую созданную карточку сделки.

3. На верхнем меню панели карточки нажмите кнопку Документ и в выпадающем списке выберите пункт Добавить новый шаблон (или нажмите на иконку шестеренки -> Список шаблонов).

4. В открывшемся окне в правом верхнем углу нажмите кнопку со знаком шестеренки и выберите Список полей.

5. Перед вами откроется таблица всех доступных полей CRM. Используйте поиск, чтобы найти нужный маркер.

• Пример: Поле «Имя клиента» в системе выглядит как {{ContactName}}, а «Сумма сделки» — как {{Opportunity}}.

6. Скопируйте нужные маркеры вместе с фигурные скобками.

Шаг 2. Подготовка файла шаблона в Microsoft Word

Если вам нужно изменить текущий документ, скачайте его из того же списка шаблонов Битрикс24 на свой компьютер. Если вы создаете документ с нуля, откройте чистый файл .docx.

1. Откройте документ в Microsoft Word.

2. Внесите необходимые изменения в текст (исправьте формулировки, добавьте новые пункты договора, измените шрифты или логотип).

3. В места, куда Битрикс24 должен автоматически подставлять данные из CRM, вставьте скопированные на Шаге 1 маркеры.

• Пример текста в Word: «Общество с ограниченной ответственностью {{MyCompanyRequisitesRqCompanyName}}, в лице генерального директора...»

4. Важно: При замене маркеров следите, чтобы весь тег (включая скобки {{ }}) был написан одним шрифтом и размером. Если часть тега будет скопирована некорректно, система не сможет его распознать.

5. Сохраните готовый файл строго в формате .docx.

Шаг 3. Загрузка измененного шаблона в Битрикс24

1. Вернитесь в карточку CRM -> кнопка Документ -> Добавить новый шаблон.

2. Если вы редактировали старый документ, найдите его в списке, нажмите на контекстное меню (три полоски рядом с названием) и выберите Изменить. Нажмите «Загрузить новый файл» и выберите ваш обновленный документ на компьютере.

3. Если это абсолютно новый документ, нажмите кнопку Загрузить в правом верхнем углу экрана и выберите файл.

4. В открывшемся окне настроек укажите:

• Название шаблона (будет отображаться для сотрудников).

• Привязка к разделам CRM (отметьте галочками, где должен быть доступен документ: например, только в Сделках или только в Счетах).

• География (для корректного отображения форматов дат и валют выберите «Россия» или другую необходимую страну).

5. Нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 4. Проверка корректности работы

1. Откройте любую тестовую сделку, в которой максимально заполнены все поля (имя, контакты, реквизиты, товары).

2. Нажмите кнопку Документ и выберите ваш обновленный шаблон.

3. Система сгенерирует документ. Проверьте, все ли маркеры заменяются реальными данными.

4. Если вместо текста вы видите маркер вида {{...}}, это означает, что либо данное поле не заполнено в самой CRM, либо при оформлении тега в Word была допущена опечатка (лишний пробел, скрытое форматирование).