Автоматизация тендерного цикла
в Битрикс24: от закупки оборудования до
обслуживания
ТОО «Производственная Компания ЦелинМаш» – казахстанский производитель насосного оборудования и модульных решений. Работает с комплексными тендерными и проектными заказами, включая индивидуальные сценарии развития
pkcm.kz
Основная цель бизнеса
Создать единую систему управления тендерными сделками и автоматизировать весь цикл работы: от появления тендера до поставки оборудования, оплаты и гарантийного обслуживания.
01
тендер
02
расчет
03
согласование
01
тендер
02
расчет
03
согласование
04
поставка
05
монтаж и пусконаладка
06
гарантийное обслуживание
04
поставка
05
монтаж и пусконаладка
06
гарантийное
обслуживание
Проблемы и задачи проекта
Что мешало работе проекта
Сложный тендерный цикл — каждая сделка могла развиваться по-разному в зависимости от типа оборудования и условий проекта.
Много участников — к работе необходимо было своевременно подключать специалистов из разных отделов.
Ручной контроль процессов — сотрудники самостоятельно определяли, что делать дальше и кому передавать задачу.
Риск ошибок и потери задач — важные согласования, расчёты или этапы могли быть пропущены или задержаны.
Отсутствие единой логики работы — требовалась система, которая автоматически ведёт сделку по нужному сценарию
Бизнес-задачи автоматизации
Автоматизировать создание сделок из данных тендерного бота
Настроить автоматическую маршрутизацию сделки по типу продукции и условиям проекта
Автоматизировать расчёт себестоимости и рентабельности
Настроить обязательные согласования и контроль выполнения задач
Автоматизировать работу с поставщиками, подрядчиками и перевозчиками
Контролировать платежи, логистику, монтаж и сдачу оборудования
Обеспечить сопровождение сделки после поставки и контроль гарантийных обращений
Процесс внедрения
Мы разобрали весь путь тендера внутри компании и перенесли его логику в Битрикс24.
01
тендер
02
тип продукции
03
расчет
04
рентабельность
05
согласование
06
закупка
07
логистика
08
монтаж и сдача
09
гарантия
В результате система автоматически определяет дальнейший сценарий сделки, подключает нужных специалистов и контролирует обязательные этапы.
01
Автоматическое создание и первичная оценка тендера
Мы разобрали весь путь тендера внутри компании и перенесли его логику в Битрикс24. В результате система автоматически определяет дальнейший сценарий сделки, подключает нужных специалистов и контролирует обязательные этапы.
Тендерный бот
Google Таблица
Вебхук
Менеджер оценивает документацию и технические требования.
?
Требуется консультация производства?
Да – задача ответсвенному специалисту
Нет – переход к следующему этапу
02
Ключевая точка процесса: выбор по типу продукции
В зависимости от выбранного типа продукции Битрикс24 запускает нужный сценарий:
-
Насосы и ЗИП – поиск поставщика, расчёт затрат и, при необходимости, расчёт логистики, ПНР, ШМР и агрегации.
-
Нестандартное оборудование – поиск поставщика, анализ ТЗ и выбор способа расчёта себестоимости: детального – с разработкой эскизного КД и производственного графика – или приблизительного, на основе исторических данных.
После выполнения необходимых расчётов оба сценария переходят к экономической оценке.
03
Решение
по рентабельности
Результат экономического расчёта определяет дальнейший путь сделки:
-
Нерентабельный проект – система ставит задачу контролировать тендер и при необходимости инициировать работу с заказчиком по увеличению бюджета.
-
Рентабельный проект – автоматически запускаются подготовка коммерческой тактики и заявки на участие.
04
Согласование и подготовка к участию
Заявка формируется и направляется в журнал согласований.
-
Для нестандартных проектов система дополнительно определяет способ реализации и фиксирует необходимость монтажа, ПНР и подготовки производства.
В зависимости от условий автоматически подключаются закупки, производство, сервис, финансы и другие ответственные сотрудники. Для каждого участника создаются необходимые задачи и согласования.
05
Контроль результата закупки
После участия в закупке система фиксирует результат и определяет дальнейший сценарий.
-
Если тендер проигран, фиксируется причина. При необходимости Битрикс24 автоматически ставит задачу на подготовку жалобы и возвращает сделку на соответствующий этап.
06
Работа с поставщиками и платежами
Для управления закупками создан отдельный смарт-процесс, который контролирует весь цикл:
договор
оплата
документация
качество
сроки
оплата
договор
оплата
документация
качество
сроки
оплата
Каждый платёж проходит обязательную трёхступенчатую цепочку подписания. Это позволяет контролировать платежи и исключать обход утверждённого порядка.
07
Логистика, монтаж и сдача
Отдельный смарт-процесс управляет перевозкой с учётом её типа – внутренней или зарубежной.
-
Система автоматически определяет необходимые действия: таможенное оформление, подготовку деклараций и накладных, оформление СНТ, приёмку, размещение на складе, доставку, агрегацию насоса и монтаж.
На этапе сдачи предусмотрены разные сценарии в зависимости от условий проекта. Если оборудование проходит монтаж и испытания, сделку нельзя закрыть без успешного результата.
08
Согласование договоров
Согласование договоров перевели из последовательной переписки в единый процесс Битрикс24.
-
Документ одновременно проверяют сервисный, финансовый, производственный и логистический отделы.
При отказе система фиксирует причину, а после завершения всех согласований договор переходит на следующий этап.
09
Гарантийное сопровождение
После сдачи оборудования сделка не исчезает из системы. Битрикс24 переводит её в режим ожидания гарантийных обращений и автоматически формирует задачи для сервисного отдела.
Результат работы
В результате внедрения Битрикс24 для ТОО «ПК ЦелинМаш» сложный тендерный и производственный цикл был переведён в единую автоматизированную систему.
Что изменилось в работе
01.
Тендеры автоматически поступают в систему и запускают нужный процесс
02.
Сделка самостоятельно направляется по сценарию в зависимости от типа оборудования и условий проекта
03.
Нужные специалисты подключаются автоматически
04.
Обязательные задачи, расчёты и согласования контролируются системой
05.
Платежи проходят по установленной цепочке утверждения
06.
Логистика, монтаж, ПНР и сдача оборудования сопровождаются в Битрикс24
Главный результат – сложная логика тендерного цикла переведена из ручного контроля в автоматизированные бизнес-процессы.
Сотрудники видят, что делать дальше, кто отвечает за этап и какие условия необходимо выполнить для перехода к следующему шагу.
Что дальше?
Настроенная система создаёт основу для дальнейшего развития автоматизации.
По мере роста компании в Битрикс24 можно добавлять новые бизнес-сценарии, направления, отчёты и интеграции.
Компания получила гибкую систему, которую можно масштабировать вместе с бизнесом без перестройки основных процессов.
