ТОО «Ак Бастау»

Компания ТОО «Ак Бастау» создана в сентябре 2003 года. Тогда на небольшом производственном участке немногочисленным оборудованием были выпущены первые гербы и флаги Республики Казахстан.

Сегодня ТОО «Ак Бастау» — это мощное производство, современные печатные машины с цифровым управлением, тщательно отобранные материалы и дружный коллектив профессионалов. Производственный цех находиться в собственно отстроенном здании в центре г.Караганды.

Цели и задачи проекта:
В связи с расширением компании Ак Бастау, имеющаяся система внутренних процессов была недостаточно эффективна. Было принято решение о внедрении корпоративного портала.
Цель:
Наладить систему управления информационным документооборотом — задачами, проектами, документами. Упорядочить клиентскую базу.
Задачи:
Упорядочить внутренние рабочие процессы — хранение всех документов на общем диске, с доступом к порталу с любых устройств и в любое время
Автоматизировать работу с базой клиентов — хронология обращений, формирование предложений и заказов, выставление счетов
Организовать работу сотрудников — постановка задач и контроль выполнения, эффективность работы, отслеживание опозданий, график отсутствия коллег (отпуска, командировки)
Настроить IP-телефонию и синтегрировать с порталом для улучшения качества обслуживания клиентов — контроля пропущенных вызовов и записи разговоров
Решение
Для решения поставленной задачи мы:
Встретились с сотрудниками компании. Обсудили план работы и порядок её выполнения. Составили список необходимых настроек согласно специфики. бизнеса.
Разбили процесс ведения проекта на основные этапы: внедрение Битрикс24, настройка и интеграция IP-телефонии и начало работы с CRM-системой.
Приступили к внедрению, настройке и обучению.
Что было сделано
Этап 1. Внедрение Битрикс24.
1

Настроили CRM для работы менеджеров в корпоративном портале. Были созданы 5 направлений сделок. В зависимости от специфики работ по каждому направлению были настроены стадии сделок для каждого направления бизнеса.

Настроили CRM
2

Продуманы и настроены карточки для каждой сделки в зависимости от типа клиента. Карточки настроены таким образом, что бы систематизировать работу сотрудников и сохранять максимум данных о каждом клиенте.

3

Для каждого направления в компании были настроены роботы. Теперь, на стадии сделки «Оплата» ответственному бухгалтеру автоматически ставится задача на выставление счета, а ответственному менеджеру выводится напоминания о необходимости связаться с клиентом в то или иное время.

Продуманы и настроены карточки
4

В зависимости от должностных обязанностей сотрудников были настроены права доступа к порталу: менеджера могут работать только со своими контактами и сделками, а руководители с контактами и сделками всех своих подчиненных.

5

Настроены реквизиты компании, для дальнейшего корректного выставления счетов на оплату.

6

Настроен Битрикс24.Диск для хранения документов компании. Созданы папки и в зависимости от их назначения настроены права доступа.

Этап 2. Настройка IP-телефонии и интеграция её с Битрикс24
1

Написали техническое задание на основании требований клиентов к IP-телефонии.

2

Настроили IP-телефонию. Теперь сотрудники смогут легко переводить звонки между коллегами. Прослушивать совершенные звонки. Так же для качественного обслуживания клиентов была настроена обработка пропущенных звонков. Если клиент позвонил в компанию он может быть точно уверен, что ему перезвонят.

3

Протестировали телефонии и интеграции. Внесли изменение в схему распределения звонков, для еще более эффективной работы сотрудников.

Этап 3. Начало работы с CRM-системой

После завершения всех работ по внедрению и настройке IP-телефонии клиенты приступили к тестированию CRM-системы. Были внесены дополнительные изменения для еще более удобного использования Битрикс24.

Итог:
Благодаря проведенной настройке, работа сотрудников компании стала более организованной, а качество обслуживания клиентов стало значительно лучше.
И несмотря на то, что все работы по данному проекту были завершены, мы по прежнему находимся на постоянном контакте с клиентом. Отвечаем на возникшие вопросы и рекомендуем как лучше организовать работу.