Упорядочить клиентскую базу и повысить эффективность работы сотрудников

Опыт ведущего производителя Государственной символики ТОО “Акбастау KZ”

Компания ТОО “Ак Бастау” — ведущий производитель государственной символики на территории Казахстана с производственным цехом в г.Караганды. С 2003 года на счету компании большое количество успешных кейсов и регулярно заключаемых договоров.

Цели и задачи проекта:
С расширением компании системы внутренних процессов стало недостаточно для полноценной работы. Чтобы повысить эффективность работы, было принято решение внедрить корпоративный портал.
Цель:
Наладить систему управления — задачами, проектами, документами. Упорядочить клиентскую базу.
Задачи:
Привести в порядок внутренние рабочие процессы: хранение всех документов на общем диске, с доступом к порталу с любых устройств и в любое время
Автоматизировать работу с базой клиентов: хронология обращений, формирование предложений и заказов, выставление счетов
Организовать работу сотрудников: постановка и контроль выполнения задач, отслеживание опозданий, график отсутствия коллег (отпуска, командировки)
Настроить IP-телефонию и провести интеграцию с порталом для улучшения качества обслуживания клиентов (контроля пропущенных вызовов и записи разговоров)
Решение
Мы:
Встретились с сотрудниками компании. Обсудили план работы и порядок её выполнения. Составили список необходимых настроек опираясь на специфику бизнеса.
Разбили проект на основные этапы: внедрение Битрикс24, настройка и интеграция IP-телефонии и начало работы с CRM-системой.
Приступили к внедрению, настройке и обучению.
Что было сделано
Этап 1. Внедрение Битрикс24.
1

Настроили CRM для работы менеджеров в корпоративном портале. Создали 5 направлений сделок. Настроили разные стадии сделок для каждого направления бизнеса.

Настроили CRM
2

Продумали и настроили карточки для сделок по разным типам клиентов. Карточки систематизируют работу сотрудников и сохраняют максимум данных о каждом клиенте.

3

Для каждого направления настроены роботы. Теперь, на стадии сделки «Оплата» ответственному бухгалтеру автоматически ставится задача на выставление счета, а ответственному менеджеру напоминание связаться с клиентом в определённое время.

Продуманы и настроены карточки
4

В зависимости от должностных обязанностей сотрудников настроены права доступа к порталу: менеджеры могут работать только со своими контактами и сделками, а руководители с контактами и сделками всех своих подчиненных.

5

Для корректного выставления счетов на оплату настроены реквизиты компании.

6

Настроен Битрикс24.Диск для хранения документов. Созданы папки и, в зависимости от их назначения, настроены права доступа.

Этап 2. Настройка и интеграция IP-телефонии
1

Написали техническое задание.

2

Настроили IP-телефонию. Теперь сотрудники смогут легко переводить звонки между коллегами. Прослушивать совершенные звонки. Так же для качественного обслуживания клиентов настроена обработка пропущенных звонков. Если клиент позвонил в компанию он может быть уверен, что ему перезвонят.

3

Протестировали телефонии и интеграции. Для более эффективной работы сотрудников изменили схему распределения звонков.

Этап 3. Начало работы с CRM-системой

После завершения всех работ по внедрению и настройке IP-телефонии клиенты приступили к тестированию CRM-системы. Были внесены дополнительные изменения для более удобного использования Битрикс24.

Итог:
Благодаря проведенной настройке, работа сотрудников компании стала более организованной, а качество обслуживания клиентов стало значительно лучше.
И несмотря на то, что все работы по данному проекту были завершены, мы по прежнему поддерживаем связь с клиентом. Отвечаем на возникшие вопросы и консультируем по организации работы.
X


Отправить сообщение