Портфолио

Как ускорить согласование договоров
в компании, если сотрудники находятся
в разных городах

О компании

ТОО “Кристалл-Авто” - официальный дилер Renault в Казахстане.
Компания Renault вышла на рынок Казахстана в 2010 году. За прошедшие
годы компании удалось существенно укрепить свои позиции на рынке.

Успех Renault в Казахстане обусловлен выверенной коммерческой
политикой компании и преимуществами ведения бизнеса в рамках
Таможенного союза. Сегодня все автомобили Renault, импортируемые
в Казахстан, производятся на российских заводах компании.

Цель

К нам компания обратилась с целью наладить документооборот и перевести
согласование договоров в цифровой формат. Главная проблема - из-за того, что
филиалы компании находятся в разных городах, терялась коммуникация между
сотрудниками, а рассмотрение документов занимало много времени.

Задачи

перевести документооборот
в цифровой формат

упростить работу
сотрудникам

сократить время на согласование и подписание договоров

наладить коммуникацию
между отделами и филиалам

Как мы решили задачи

Мы провели онлайн конференцию с представителями компании, вместе обсудили проблемы, цели и задачи, разработали план дальнейших шагов по настройке бизнес-процесса:

Составили Техническое задание в виде блок-схемы. Определили, какие этапы он должен пройти, кто из сотрудников будет принимать в нем участие, какие данные, роли, доступы и статусы нужно зафиксировать.
Далее мы приступили к настройке бизнес-процесса в Новостной ленте. Подключили инструмент Списки, чтобы номера договоров формировались автоматически в зависимости от его направления и даты.
Добавили автоматическое формирование листа согласования договора в pdf формате, в котором фиксируются все данные по заявке, кто ее согласовал и с каким комментарием.
Протестировали работу бизнес-процесса с несколькими сотрудниками компании, внесли правки и корректировки.
Передали Бизнес-процесс в работу.