Автоматизация командировок в Битрикс24: контроль расходов и согласований для поставщика дверей и замков
Компания EntryX поставляет входные и технические двери, а также электронные замки для застройщиков Казахстана.
entryx.kz
Основная цель бизнеса
Выстроить единый и прозрачный процесс оформления командировок: от подачи заявки и согласования расходов до контроля поездки и итоговой отчетности.
Проблемы и задачи проекта
С ростом бизнеса увеличивалось количество внутренних процессов, требующих систематизации. Одним из таких процессов стало оформление служебных командировок.
Что мешало работе проекта
-
Не было единого регламента оформления командировок, а подача и согласование заявок выполнялись вручную
-
Руководителю и бухгалтерии приходилось самостоятельно отслеживать планируемые расходы
-
Не было прозрачного механизма возврата заявки на доработку или отказа.
-
Лимиты на суточные, проживание и перелёт не были встроены сразу в процесс оформления
-
Не существовало единой системы фиксации результатов командировки и итоговой отчётности.
Бизнес-задачи автоматизации
-
Создать единый автоматизированный бизнес-процесс оформления командировок в Битрикс24.
-
Настроить контроль планируемых расходов и региональных лимитов.
-
Предусмотреть сценарии одобрения, отказа и возврата заявки на доработку.
-
Зафиксировать все этапы командировки и действия сотрудников в системе
-
Снизить нагрузку на руководителя и бухгалтерию за счёт автоматизации рутинных операций.
Процесс внедрения автоматизации
Настроили единую форму подачи заявки
Сотрудник самостоятельно запускает бизнес-процесс в Битрикс24 и заполняет всю необходимую информацию в одной форме.
В заявке указываются:
-
цель командировки
-
регион и город
-
даты отъезда и приезда
-
продолжительность поездки в рабочих днях
-
планируемые расходы
-
возможность заменить поездку онлайн-встречей
-
ожидаемый результат командировки
01
Сотрудник ещё на этапе подачи заявки понимает ориентиры по допустимым расходам.
Это помогает формировать более обоснованные запросы и сокращает количество уточнений на этапе согласования.
02
Такое разграничение позволяет сохранить необходимый уровень контроля и одновременно исключить лишний доступ к данным.
Разграничили права доступа участников
Для каждого участника процесса настроили собственный уровень доступа к бизнес-процессам.
-
Инициатор видит только запущенные им процессы и работает со своими заявками.
-
Директор получает полный доступ к процессам и может контролировать заявки на всех этапах.
-
Согласующий видит все процессы, но не может изменять их данные.
02
Выстроили многоэтапное согласование
Каждая заявка последовательно проходит необходимые этапы проверки и согласования.
В бизнес-процессе предусмотрены разные сценарии:
1 вариант
согласование
следующий этап
2 вариант
согласование
отказ / возврат на доработку
корректировка заявки
повторное согласование
Решение каждого ответственного фиксируется в Битрикс24, а участники получают уведомления о необходимости выполнить действие.
В результате согласование перестало зависеть от ручной передачи информации между сотрудниками – система сама переводит заявку на следующий этап в соответствии с заданной логикой.
03
Реализовали все основные сценарии
При разработке учитывали не только основной сценарий прохождения командировки, но и возможные отклонения от него.
Заявка может быть: согласована, отклонена, возвращена сотруднику на доработку, повторно отправлена на согласование.
согласование
Решение зафиксировано
Доработка
повторное согласование
Для каждого варианта настроена отдельная логика перехода. Это позволило перенести в Битрикс24 не просто форму заявки, а полноценный рабочий регламент компании.
04
Провели тестирование бизнес-процесса
После настройки бизнес-процесс протестировали на различных сценариях совместно с командой EntryX.
-
последовательность переходов между этапами
-
работу согласований
-
возврат заявок на доработку
-
сценарии отказа
-
действия разных ролей
-
работу отдельных веток процесса
-
передачу заявки между участниками
Тестирование позволило выявить и проверить не только основной сценарий, но и альтернативные варианты прохождения заявки.
-
Этот опыт позволяет совершенствовать методику внедрения и делать последующее тестирование новых решений более структурированным и понятным для клиента.
05
Как работает бизнес-процесс
1. Подача заявки
Сотрудник запускает бизнес-процесс и указывает цель поездки, даты, место командировки, планируемые расходы и ожидаемый результат.
2. Согласование
Заявка последовательно передается ответственным сотрудникам. На каждом этапе можно согласовать заявку, отказать в поездке или вернуть её на доработку.
3. Контроль расходов
Планируемые расходы сопоставляются с установленными лимитами. Справочная информация по допустимым затратам доступна сотруднику уже при заполнении заявки.
4. Подготовка и проведение командировки
После прохождения необходимых согласований заявка переходит к следующему этапу. Участники получают автоматические уведомления о дальнейших действиях.
5. Итоговая отчётность
После завершения поездки сотрудник заполняет итоговую информацию о командировке. Все данные сохраняются в системе, после чего бизнес-процесс завершается.
Каждый сотрудник получает уведомление тогда, когда требуется его действие
Права доступа ограничивают возможность изменения данных в соответствии с ролью.
Результат работы
В EntryX появился единый цифровой процесс оформления командировок в Битрикс24, который объединяет подачу заявки, согласование, контроль расходов и итоговую отчётность.
Это полноценный управляемый бизнес-процесс в Битрикс24, который учитывает роли сотрудников и различные сценарии обработки заявки:
заявка
согласование
контроль расходов
командировка
отчётность
В результате удалось:
систематизировать оформление командировок
автоматизировать передачу заявок между ответственными
разграничить права доступа участников
сделать процесс согласования и контроль расходов прозрачным
предусмотреть отказ и возврат заявки на доработку
сократить объем ручного контроля со стороны руководителя и бухгалтерии
Что дальше?
Внедрение бизнес-процесса командировок стало основой для дальнейшей автоматизации внутренних операций EntryX.
Следующий этап развития
Перенос в Битрикс24 других регулярных процессов компании: согласований, заявок, внутренних задач и взаимодействия между подразделениями
Чем больше типовых процессов работает по заданному алгоритму, тем меньше времени сотрудники тратят на ручной контроль и передачу информации – и тем проще компании масштабировать внутренние процессы вместе с ростом бизнеса.
согласование
заявки
единая среда автоматизации
внутренние задачи
взаимодействия между подразделениями
Отзыв клиента
Андрей Андреев
Сотрудник технического отдела
Хочу поблагодарить вас за проделанную работу, за сотрудничество и за разработку нашего бизнес-процесса. Команда действительно хорошо потрудилась – видно, что вложено много энергии и внимания к деталям.
