Портфолио

Внедрение Битрикс24 для киностудии: единая система управления имуществом и заявками

АО «Национальная киностудия «Казахфильм» - крупнейшая в Центральной Азии платформа производства и развития кино. Объединяет производственные площадки, оборудование, реквизит и команду, развивает международное сотрудничество и занимается поддержкой национального кинематографа

kazakhfilm.kz

Основная цель бизнеса

Эффективно управлять коммерческой деятельностью киностудии: предоставлять в аренду имущество, недвижимость и оборудование, развивать дистрибуцию фильмов и обеспечивать клиентам удобный и оперативный сервис.

Проблемы и задачи проекта

Что мешало работе проекта:

Процесс оформления аренды оборудования и реквизита занимал до нескольких дней
Для поиска нужного имущества клиенту и сотрудникам приходилось взаимодействовать с несколькими подразделениями и складами
Обработка и информация по заявкам, согласованиям и коммуникациям была распределена между разными каналами
Подготовка документов и прохождение внутренних согласований требовали значительного количества ручных действий
Контроль сроков аренды и возврата имущества зависел от ручного контроля сотрудников

Бизнес-задачи внедрения:

Объединить работу коммерческого отдела в единой системе Битрикс24
Разделить процессы по основным направлениям деятельности и настроить отдельные CRM-воронки
Собирать заявки с сайта, e-mail и WhatsApp в одной месте для их обработки
Автоматизировать согласование договоров, оплат, проверок и контроль сроков аренды с возвратом имущества
Сократить время подготовки документов и ускорить прохождение заказа от заявки до выдачи имущества

Процесс внедрения

Развернули корпоративный портал

Провели несколько рабочих встреч, сформировали техническое задание и перенесли существующую логику работы в инструменты Битрикс24.

Установили коробочную версию Битрикс24 на серверах клиента, настроили структуру компании и подключили пользователей.

Настроили три CRM-воронки

Для разных направлений работы создали отдельные воронки:

Аренда имущества
Аренда недвижимости
Дистрибуция фильмов

Для каждой воронки настроили собственные этапы, поля и структуру карточки сделки, чтобы менеджеры фиксировали всю необходимую информацию непосредственно в CRM.

Настроили разграничение доступа

Для сотрудников определили роли и права доступа. Каждый пользователь получает только ту информацию и те возможности, которые необходимы ему для работы.

Это позволило сохранить единое информационное пространство компании, одновременно разграничив доступ к данным разных направлений.

Объединили все каналы обращений

Интегрировали два корпоративных e-mail, на которые поступают заявки клиентов. Настроили формы обратной связи на сайте на казахском, русском и английском языках. Заявки с сайта сразу создаются в Битрикс24 и передаются ответственному менеджеру.

Интегрировали WhatsApp: переписка с клиентами ведется сразу в CRM, сообщения распределяются между ответственными, а история общения сохраняется в карточке клиента.

У вас похожие задачи?

Покажем, как их можно решить с помощью Битрикс24 и подберём оптимальный вариант внедрения

Автоматизировали подготовку документов

Настроили шаблоны основных документов:

Заказ-нарядов
Коммерческих предложений
Гарантийных писем
Договоров

После заполнения необходимых данных в карточке сделки нужный документ формируется автоматически в несколько кликов.

Настроили согласования

Перевели ключевые внутренние процессы в Битрикс24:

Cогласование договоров
Cогласование оплат
Проверку службой безопасности

Каждый процесс проходит заданную последовательность этапов. Участники могут согласовать документ, отправить его на доработку или отклонить, а результаты фиксируются в протоколе согласования с подписями участников.

Перенесли каталог в CRM

Выгрузили каталог товаров и услуг в Битрикс24 и доработали раздел товаров непосредственно в карточке сделки.

Добавили пользовательские поля, благодаря которым менеджер может в одном месте выбрать необходимый склад и указать количество смен или срок аренды по
каждому товару.

Автоматизировали завершение аренды

Настроили контроль окончания сроков аренды. Ответственные менеджеры получают уведомления о необходимости связаться с клиентом и принять дальнейшее решение: продлить аренду или оформить возврат имущества.

Таким образом, завершение сделки больше не зависит исключительно от ручного контроля менеджера.

Создали инструкции по работе с порталом

После завершения внедрения подготовили инструкции для пользователей Битрикс24 и отдельное руководство для системного администратора.

В документации описали работу с основными процессами портала, настройками и правами доступа.

Результаты работы

В результате Битрикс24 стал единой системой управления коммерческими процессами киностудии.

Клиенту достаточно обратиться к одному сотруднику и дальше внутри системы запускается цепочка задач и необходимых действий для каждого ответственного.

Теперь вместо нескольких дней
и десятков ручных действий -
у компании появилась единая система работы в Битрикс24, которая позволяет подобрать имущество, согласовать документы или оформить аренду всего за несколько часов

компания получила:

Централизованную обработку заявок с сайта, e-mail и WhatsApp

Автоматизированные согласования и внутренние процессы

Автоматическое и быстрое формирование документов

Контроль сроков аренды и возврата имущества

Разграничение доступа
к информации для разных сотрудников

Единый каталог товаров и услуг компании

Готовы обсудить ваш проект?

Покажем, как автоматизировать продажи, объединить обращения в CRM и выстроить прозрачную работу отдела.

Что дальше?

Битрикс24 создал основу для дальнейшей цифровизации коммерческого отдела «Казахфильма».

Следующий этап развития системы - дальнейшая автоматизация рутинных операций, расширение сценариев CRM и повышение прозрачности работы с клиентами и внутренними подразделениями.

Система уже объединяет ключевые процессы в одной точке, поэтому новые инструменты можно добавлять постепенно, без перестройки всей существующей логики работы.