Единая система продаж: сайт, Instagram и телефония в Битрикс24
Компания QaPlast - казахстанский производитель полиэтиленовых изделий, работающий с 2011 года. Компания выпускает продукцию методом ротационного формования на современном европейском оборудовании и сотрудничает с клиентами по всему Казахстану.
qaplast.kz
01 / Основная цель бизнеса
Обеспечивать клиентов качественными товарами, оперативно обрабатывать заказы и сопровождать каждого клиента на всех этапах сотрудничества - от обращения до отгрузки готовой продукции.
02 / Проблемы и задачи проекта
Что мешало работе проекта:
-
01
Отсутствовала единая система для ведения клиентской базы и сделок
-
02
Заявки поступали из разных источников - с сайта, из Instagram, по телефону, через рекомендации и обрабатывались разрозненно
-
03
История общения с клиентами не сохранялась в одном месте
-
04
Руководителю было сложно контролировать работу отдела продаж и отслеживать статус каждой сделки
-
05
Коммерческие предложения, счета и действия менеджеров не контролировались автоматически что приводило к потере клиентов компанией
Бизнес-задачи внедрения:
-
01
Объединить все обращения в единой CRM
-
02
Выстроить понятный процесс продаж от первого запроса до оплаты и отгрузки
-
03
Подключить телефонию с автоматической фиксацией звонков
-
04
Автоматизировать контроль коммерческих предложений и оплат
-
05
Разграничить права доступа сотрудников
-
06
Обучить команду эффективной работе в новой системе
03 / Процесс внедрения
Настроили корпоративный портал
Развернули облачный портал Битрикс24, подключили 10 сотрудников и настроили организационную структуру компании с распределением ролей:
-
Директор
-
Главный бухгалтер
-
Коммерческий директор
-
Экономист
-
Менеджеры отдела продаж.
Wazzup
Телефонные звонки
Форма
на сайте
Другие источники
Объединили все каналы обращений
Подключили Instagram и Wazzup через открытые линии, а также настроили учет заявок с сайта, телефонных звонков и других источников.
Теперь каждое обращение автоматически попадает в CRM, а руководство может анализировать эффективность каждого канала привлечения клиентов.
Построили воронку продаж под производственный цикл
Сделка проходит все этапы соответствующие специфике работы предприятия: от входящего запроса до оплаты и отгрузки.
Для неуспешных сделок указаны самые частые причины отказа (высокая цена, сроки, качество), что помогает анализировать реальные причины потери клиентов.
Выстроенный процесс:
- Входящий запрос
- Отправлено КП
- КП согласовано
- Договор отправлен
- Счёт на оплату
- Отгрузка
- Ожидаем оплату
- Успешная сделка / Сделка провалена
ПРОДАЖИ
ЛИДЫ
Доработали CRM под специфику бизнеса
Карточки сделок и компаний адаптировали под процессы производителя. В сделках фиксируются продукция, объем заказа, стоимость, даты оплаты и отгрузки.
В карточке контакта - ФИО и телефон (обязательные поля). Для юридических лиц добавили обязательные реквизиты - БИН, регион, контактные данные и другую информацию, необходимую для подготовки договоров и счетов.
Настроили права доступа
Каждый сотрудник получил доступ только к необходимой информации.
-
Руководители контролируют работу отдела продаж (полный доступ без права удаления и
экспорта)
-
Менеджеры работают исключительно с клиентами (доступ только к своим сделкам без права
удаления и выгрузки)
-
Главный бухгалтер и экономист имеет доступ только к данным, необходимым для финансового
сопровождения сделок (на чтение и переписку)
Автоматизировали рутинные процессы
Чтобы менеджеры не забывали о важных действиях, внедрили автоматические сценарии.
-
После отправки коммерческого предложения система самостоятельно ставит задачу
связаться с
клиентом через несколько дней и уточнить его решение.
-
На этапе ожидания оплаты Битрикс24 автоматически контролирует дату платежа и
напоминает
ответственному сотруднику о необходимости проверки.
Интегрировали сайт
Подключили CRM-форму обратного звонка с полями "имя" и "телефон".
Теперь заявки с сайта автоматически создают новую сделку без ручного переноса информации, что ускоряет обработку обращений и исключает потерю клиентов.
Подключили IP-телефонию
Настроили SIP-телефонию и внутреннюю нумерацию на 6 сотрудников.
-
При входящем звонке менеджер сразу видит карточку клиента, а если обращается новый
покупатель - система автоматически создает нового лида
-
Все звонки сохраняются в CRM с записью разговоров для контроля качества работы отдела
продаж
-
Настроили 2 IP-телефона и помогли сотрудникам с установкой и настройкой SIP-клиента
для корпоративной телефонии
Обучили сотрудников
После завершения внедрения провели обучение работе в Битрикс24, подробно разобрали ежедневные сценарии использования CRM, ответили на вопросы сотрудников и проверили знания с помощью итогового тестирования.
04 / Результаты внедрения
В результате внедрения Битрикс24 компания QaPlast получила единую CRM-систему, которая объединила все каналы коммуникации и выстроила прозрачный процесс продаж - от первого обращения клиента до оплаты и отгрузки продукции.
Теперь в компании:
Все заявки с сайта, Instagram и по телефону автоматически попадают в CRM без потери
Вся история звонков и коммуникаций хранится в карточке по каждому клиенту
Менеджеры стали эффективнее работать по единому регламенту с автоматическими задачами и напоминаниями
Каждый клиент проходит по единому сценарию работы, а все сделки контролируются на каждом этапе
Руководитель контролирует загрузку сотрудников, статус сделок и эффективность источников обращений
Менеджеры больше не пропускают отправку коммерческих предложений и не забывают принимать оплаты
05 / Что дальше?
После внедрения Битрикс24 компания получила надежную основу для дальнейшего развития.
В будущем систему можно расширить интеграцией с бухгалтерскими сервисами и 1С, автоматизацией документооборота, подключением аналитических отчетов, электронного согласования договоров и дополнительными бизнес-процессами, которые помогут еще больше сократить ручную работу и повысить эффективность продаж.
Интеграция с бухгалтерскими сервисами и 1С
Автоматизация документооборота
Подключение аналитических отчетов
Электронное согласование договоров
Дополнительные бизнес-процессы
