Автоматизация HR-процессов Hoster.KZ: от найма до увольнения сотрудника в Bitrix24
В компании Hoster.KZ одновременно работают разные отделы, поэтому прием и увольнение сотрудников это цепочка задач для нескольких подразделений Hoster.KZ
01
Цель проекта
Автоматизировать
2 HR-процесса в Битрикс24:
-
найм сотрудников – от рекрутинга до выхода на работу
-
увольнение – от заявки до завершения всех необходимых процедур
найм
прием
адаптация
02
Проблемы и задачи проекта
При найме
-
Информация о кандидатах хранилась в разных местах, что усложняло сбор данных
-
Не было единой системы контроля этапов: от первого контакта до оффера или отказа
-
Не было статистики по неуспешным кандидатам для анализа причина отказов
При выходе нового сотрудника
-
Выполнение задач нужно было постоянно контролировать
-
Часть доступов, оборудования и документов могла быть не готова к первому рабочему дню
-
Новички самостоятельно разбирались, что сделать сначала и к кому обратиться
При увольнении
-
Требовалось отдельно контролировать передачу дел, оборудования и рабочего места
-
Руководитель вручную проверял оформление документов, расчет и закрытие внутренних доступов
-
Отсутствие единого сценария увеличивало риск пропустить один из важных этапов
03
Ключевые задачи автоматизации
Автоматизировать рекрутинг
01
-
собрать информацию о кандидатах в одном месте
-
контролировать этапы работы с каждым кандидатом
-
фиксировать результат контакта: оффер, отказ и причину отказа
-
получать статистику для анализа эффективности найма
Автоматизировать выход нового сотрудника
02
-
заранее подготовить рабочее место и необходимые ресурсы
-
организовать выдачу доступов
-
автоматизировать подготовку кадровых документов
-
распределить задачи между HR, руководителем, бухгалтерией и тех.поддержкой
Автоматизировать увольнение
03
-
организовать передачу дел и рабочего места
-
проконтролировать возврат оборудования
-
закрыть доступы к корпоративным системам
-
оформить необходимые документы и расчет
04
Как происходила автоматизация
01
Проанализировали текущие HR-процессы
Начали с анализа того, как в компании фактически проходят найм и выход сотрудников.
Определили участников процессов, последовательность действий, зоны ответственности и этапы, которые требовали ручного контроля.
02
Описали процессы вместе с руководителями
Совместно с руководителями отделов сформировали понятную структуру процессов: какие действия выполняются, кто за них отвечает и на каком этапе.
Это позволило не просто перенести существующую схему в Bitrix24, а убрать лишние ручные действия и систематизировать взаимодействие между отделами.
03
Настроили воронку найма
Для работы с кандидатами создали отдельную воронку в Bitrix24.
В карточке кандидата собрали необходимую информацию, а этапы воронки позволяют видеть, на каком шаге находится каждый кандидат — от первого контакта до оффера или отказа.
04
Автоматизировали выход нового сотрудника
-
HR специалист – получает задачи на встречу с новым сотрудником, знакомство с офисом и проведение первой встречи
-
Руководитель отдела – на прием сотрудника и запуск процесса адаптации
-
Техническая поддержка – на подготовку рабочего места, учетных записей и доступов, а также передачу оборудования
-
Бухгалтерия – на оформление документов, приказов и других необходимых кадровых процедур
-
Офис-менеджер – на добавление сотрудника в систему Face ID для доступа в офис
-
Сам сотрудник – на заполнение профиля, передачу необходимых документов и выполнение первых шагов по адаптации
05
Настроили процесс увольнения
При увольнении сотрудника настроен отдельный БП, который формирует задачи для всех ответственных
-
HR – проводит выходное интервью
-
Руководитель – принимает дела и рабочее место.
-
Бухгалтерия – оформляет увольнение и расчет.
-
Техническая поддержка – закрывает доступы, принимает оборудование и оформляет акт.
-
Сотрудник – передает дела и оборудование, получает необходимые документы и расчет.
05
Результат работы
Быстрее и точнее
01
-
Прием или увольнение сотрудника не требует ручной координации
-
Задачи автоматически распределяются между ответственными
-
Единая система действий и шагов для бизнес-процесса
Меньше рутины
02
-
не нужно вручную создавать задачи для каждого отдела
-
не нужно отдельно напоминать ответственным о каждом этапе
-
все действия и результаты фиксируются в Bitrix24
Меньше ошибок
03
-
В процессы встроены чек‑листы и обязательные этапы
-
Пока ответственные не выполнят свои задачи бизнес-процесс не переходит к следующим этапам
-
Все HR процессы происходят с контролем сроков и выполнения задач
Понятный старт для сотрудника
04
-
У сотрудника есть понятный список первых действий
-
У коллег – свои задачи по его встрече, оформлению и подготовке рабочего места
-
Создается организованное первое впечатление о компании
-
Сотрудник быстрее включается в работу
Данные для анализа
05
Информация о кандидатах и результатах работы с ними сохраняется в единой системе. HR может анализировать:
-
количество кандидатов
-
прохождение этапов
-
успешные и неуспешные контакты
-
причины отказов
Единый цифровой процесс
В результате наша компания получила единый цифровой HR-процесс, в котором каждый участник понимает свою роль, задачи и сроки.
06
Что дальше?
Автоматизация создала основу для дальнейшего развития HR-процессов в Bitrix24
Следующий этап – развивать систему адаптации сотрудников, добавлять новые сценарии и чек-листы, а также использовать накопленные данные для анализа эффективности найма и внутренних HR-процессов.
07
Отзыв
Олеся Шпенст
Руководитель HR-отдела
С автоматизацией процесса приема новых сотрудников в Битрикс24 всё изменилось, мы убрали хаос в онбординге. Раньше вручную ставили задачи в разные отделы и постоянно уточняли статус выполнения.
Теперь весь процесс запускается одной кнопкой и дальше система сама распределяет задачи между нужными отделами. Доступы и документы теперь готовы вовремя, а новый сотрудник сразу видит, что и когда ему делать, не теряется в первый день. В итоге и нам легче, и новичок быстрее включается в работу.
Бизнес-процесс «Прием нового сотрудника»
Олеся Шпенст
Руководитель HR-отдела
Процесс увольнения теперь полностью систематизирован в Битрикс24: все задачи по передаче дел, закрытию доступов, возврату оборудования и оформлению документов ставятся автоматически и контролируются в одном месте. Сроки расчетов соблюдаются, а сотрудники точно знают, что нужно сделать перед уходом. Процесс стал прозрачнее и проще, расстаёмся грамотно и правильно.
Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника»
